Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung schreitet voran und mit ihr der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und Cloud-Technologien. Diese Entwicklungen bieten großes Potenzial, versprechen eine erhebliche Steigerung der Effizienz und Modernisierung der Verwaltung und rücken bessere Dienstleistungen in den Fokus, stellen aber gleichzeitig auch Herausforderungen an die digitale Souveränität.

Darum sind KI und Cloud für die öffentliche Verwaltung eine gute Idee

Nicht nur latenter Fachkräftemangel sondern auch der demografische Wandel stellen die öffentliche Verwaltung vor große Herausforderungen. Es ist davon auszugehen, dass in naher Zukunft mehr Arbeit durch weniger Menschen erledigt werden muss. Bereits heute müssen die Weichen für mehr Effizienz, Automatisierung, aber auch organisationsübergreifende Zusammenarbeit gestellt werden. Immer mehr Aufgaben können durch den Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung unterstützt oder gar automatisiert werden. So können beispielsweise Routineprozesse effizienter gestaltet und die Entscheidungsfindung durch eine fundierte Datenanalyse verbessert werden. Ein Einsatz von Cloud-Technologien ermöglicht der öffentlichen Verwaltung eine flexible und moderne Gestaltung ihrer IT-Infrastruktur.

Effizienzsteigerung: Die Automatisierung von Verwaltungsprozessen mithilfe von KI kann zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen. KI kann bei Routineaufgaben wie Dateneingabe oder Analyse von Anträgen die Fachbereiche unterstützen, so dass Zeit und Ressourcen gespart und gleichzeitig die Genauigkeit erhöht wird.

Bessere Dienstleistungen für Bürger:innen: Durch die Nutzung von Cloud-Technologien und SaaS-Angeboten können Verwaltungen ihre Dienstleistungen einfacher und mit weniger Aufwand einführen sowie besser skalieren. Die einfache Bereitstellung von Online-Services, die rund um die Uhr verfügbar sind, ermöglicht den Bürger:innen einen bequemen und zeitnahen Zugang zu Informationen und Anträgen.

Innovationsförderung: Die Kombination von KI und Cloud eröffnet neue Möglichkeiten für Innovationen in der Verwaltung. Durch die Analyse großer Datenmengen können Regierungen Trends und Muster erkennen, die zur Entwicklung effektiverer Politikansätze beitragen können. Darüber hinaus können KI-Systeme dabei helfen, komplexe Probleme zu lösen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Nutzung von Cloud-Computing ermöglicht es Verwaltungen, ihre IT-Infrastruktur flexibel und bedarfsgerecht zu skalieren. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen, sondern kann je nach Personalsituation sogar erst ein Angebot ermöglichen..

Verbesserte Datenanalyse und -management: Durch die Speicherung von Daten in der Cloud können Verwaltungen von fortschrittlichen Analysetools und -technologien profitieren, um Erkenntnisse aus ihren Daten zu gewinnen. Dies ermöglicht eine datengesteuerte Entscheidungsfindung und eine bessere Planung für die Zukunft.

Herausforderungen und Chancen der Technologien

Trotz der vielversprechenden Potenziale sind jedoch auch Herausforderungen zu bewältigen. Die Sicherheit und der Schutz der Bürger:innendaten stehen hier an erster Stelle. Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass die Daten der Bürger:innen bei der Nutzung von KI- und Cloud-Technologien angemessen geschützt sind. Zudem besteht das Risiko einer Abhängigkeit von externen Anbieter:innen bei der Nutzung von Cloud-Diensten, was die digitale Souveränität der Verwaltung beeinträchtigen könnte. Auch der mögliche Verlust der Kontrolle über die Entscheidungsfindung durch den Einsatz von KI stellt eine Herausforderung dar.

Die digitale Souveränität eines Staates spielt eine zentrale Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen. Es ist von grundlegender Bedeutung, die Kontrolle über die Daten und die IT-Infrastruktur zu behalten, um unabhängig und selbstbestimmt agieren zu können.

Trotz der Herausforderungen bieten KI, Cloud und digitale Souveränität auch erhebliche Chancen. Eine kluge (IT-)Strategie ermöglicht es, die Kontrolle über Daten und IT-Infrastruktur zu behalten, ohne auf die Potenziale von KI und Cloud zu verzichten.

Ein Vorschlag für eine verantwortungsvolle Nutzung

Um diese Potenziale zu nutzen und die Herausforderungen zu bewältigen, sind konkrete Handlungsempfehlungen erforderlich. Dazu gehören die Entwicklung einer umfassenden Strategie für den Einsatz von KI und Cloud, die Stärkung der IT-Kompetenz innerhalb der Verwaltung, die Förderung von Open-Source-Lösungen zur Reduzierung der Abhängigkeit von Anbieter:innenn sowie die verstärkte Zusammenarbeit mit der Wissenschaft zur Entwicklung vertrauenswürdiger KI- und Cloud-Technologien.

Exemplarisch folgen drei wichtige Aspekte, die die öffentliche Verwaltungen aufgreifen kann, um die Nutzung verantwortungsvoll zu gestalten:

Datenschutz und IT-Sicherheit priorisieren: Verwaltungen sollten strenge Sicherheitsstandards und Datenschutzrichtlinien implementieren, um die Vertraulichkeit und Integrität von Daten auch in der Cloud zu gewährleisten. Dies umfasst die Auswahl oder Aufbau vertrauenswürdiger Cloud-Anbieter, die Implementierung von Verschlüsselungstechnologien und sowie regelmäßige Sicherheitsaudits.

Transparenz und Rechenschaftspflicht fördern: Es ist wichtig, dass Verwaltungen transparent über den Einsatz von KI- und Cloud-Technologien kommunizieren und sicherstellen, dass Bürger:innen über die Verwendung ihrer Daten informiert sind. Darüber hinaus können Mechanismen zur Überprüfung und Kontrolle von Entscheidungen, die auf KI-Algorithmen bzw. Large Language Models basieren, implementiert werden, um eine faire und verantwortungsvolle Nutzung sicherzustellen.

Ethikrichtlinien entwickeln: Verwaltungen sollten ethische Richtlinien und Standards für den Einsatz von KI in der Verwaltung entwickeln, um sicherzustellen, dass die Technologie im Einklang mit den grundlegenden Werten und Prinzipien der Gesellschaft steht. Dies kann die Einrichtung von Ethikkommissionen oder -beirät:innen umfassen, die bei der Entwicklung und Umsetzung solcher Richtlinien unterstützen.

Wir unterstützen euch bei der Einführung von KI und Cloud-Technologien ?

Ihr wollt mehr erfahren und euch mit uns zu den Themen rund um digitale Transformation, KI oder Cloud austauschen? Meldet euch gerne bei uns. Wir sind unter team @ teamjanze.com erreichbar.

Wir leben in einer sich ständig verändernden, von Vielfalt geprägten Arbeitswelt. Neue Technologien, neue Herausforderungen, neue Arten der Zusammenarbeit.  Das gilt auch für Verwaltungsorganisationen: Die schnell voranschreitende technologische Entwicklung, aber auch die sich weiterentwickelnden Wünsche der Bürger:innen sorgt für Veränderungsdruck. Die Bürger:innen erwarten (selbstverständlich) mehr Service- und Dienstleistungsorientierung für ihre Steuergelder. Um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten, ist Diversität eine notwendige Schlüsseleigenschaft einer starken Verwaltungsorganisation. Besonders die Diversitätsdimensionen abseits des Geschlechts bzw. der geschlechtlichen Identität stehen im Fokus, um Teams mit vielfältigen Kompetenzen zusammenstellen zu können. 

 

Um Diversität voranzubringen, braucht es das Verständnis der Mitarbeitenden, gleichzeitig ist dies auch Kernaufgabe von Führungskräften – denn ohne entsprechende Befugnisse können keine Rahmenbedingungen geschaffen oder bestehende so verändert werden, so dass Diversität gefördert wird. Diversität in Organisationen lässt sich durch verschiedene Maßnahmen unterstützen. Von diverser Bildsprache, gendergerechter Sprache, bis hin zu genderneutralen Toiletten oder gar dem Etablieren von Quoten sind viele Maßnahmen denkbar, die die Vielfalt in der Organisation fördern. Aber genügt es, einfach einen Maßnahmenkatalog abzuarbeiten? 

Leadership, Kultur und Vielfalt lassen sich nicht verordnen

Vielfalt und Diversität – aber auch Leadership, Führung und Kultur – lassen sich nicht verordnen.  

Sie sind Ergebnis der gegebenen Rahmenbedingungen, in denen sich eine Organisation bewegt. Möchte man Diversität unterstützen und vorantreiben so sind Maßnahmen umzusetzen, die die Rahmenbedingungen entsprechend verändern. Diese Maßnahmen dürfen jedoch nicht als Lösungsrezept verstanden werden, im Sinne von „Wenn man diese umsetzt, dann ist die Kultur entsprechend etabliert. Haken dran an unser Diversitätsproblem.“ Jede Organisation reagiert anders auf Veränderungen. Daher sollten Maßnahmen immer in das Umfeld passen; eine Analogie zu einem „Werkzeugkasten“, aus dem man sich passend bedient, ist besser geeignet. 

Die Rahmenbedingungen für eine Diversität-fördernde Kultur in einer Organisation zu verankern ist ein fortlaufender Prozess, der kein klares Ende hat.

Diversity und Leadership unterstützen sich gegenseitig 

Der Einfluss von Unternehmenskultur und Führungsstil auf Diversity ist entscheidend. In toxischen Umgebungen kann Vielfalt nicht gedeihen, daher ist es Aufgabe der Führungskräfte, schädliche Muster zu erkennen und zu ändern. Leadership hat an Bedeutung gewonnen, mit einem neuen Verständnis von Führung und Management. Traditionelle Führung wird durch neue Konzepte ergänzt oder ersetzt, die auf Inspiration und Motivation basieren und Vielfalt fördern.

Der Begriff Leadership hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Dahinter verbirgt sich ein neues Verständnis von Führung und Management. Leadership geht über traditionelle Hierarchien hinaus und betont Selbstreflexion und Teamempowerment. Flache Organisationsstrukturen und offener Wissensaustausch sind wichtig für den Erfolg, während klassische Führung oft auf Kontrolle und Zielvorgaben setzt. Mark Poppenborg beschreibt in seinem Buch „Wir führen anders!“ das Konzept des „echten Future Leadership“, das Freiheit, Sinnhaftigkeit und Wirksamkeit in der Arbeit betont und auf eine neue Arbeitswelt hinarbeitet.

Prinzipien für Leadership

Jede Organisation sollte sich stets an externen Referenzen wie dem Lösen echter Probleme orientieren und sich dabei so aufstellen, dass die Marktdynamik berücksichtigt wird. Die folgenden sieben Prinzipien orientieren sich an Future-Leadership-Prinzipien von Intrinsify. Sie lassen sich auch – ggf. in angepasster Form – in der öffentlichen Verwaltung anwenden. 

1. Lasst den Markt in die Organisation: Die Wertschöpfung wird immer für Außenstehende geschaffen, ob Wertschöpfung stattgefunden hat, entscheidet der Markt durch Annahme oder Ablehnung des Angebots.
2. Baut Teams: Teams erfordern einerseits das Zusammenspiel von mehreren Funktionsbereichen als auch die funktionale Trennung in Bereiche oder Abteilungen. Abhängig von der Sinnhaftigkeit und der Effizienz. 
3. Nomadisiert Führung: Führung baut auf Vertrauen auf. Menschen folgen Menschen, die ein Gespür für die Problemlösung haben. 
4. Leistet als Team: Leistung in einem komplexen System entsteht emergent. Das Ergebnis ist die Summe von Einzelbeiträgen und ein Zusammenspiel von mehreren Personen. 
5. Lasst euch selber denken: Regeln sind unter hoher Dynamik ungeeignet und helfen nicht dabei Entscheidungen zu treffen. Regeln oder Prozesse sind nur hilfreich, wenn sie nicht trivial sind, also Entscheidungen zwischen mehreren sinnvollen Alternativen erleichtern und nicht nur auf das Offensichtliche hinweisen. 
6. Demokratisiert euer Wissen: Transparenz ermöglicht Handlungsfähigkeit und soziale Dichte. Schulungen und Dialog ermöglichen Mitarbeitenden, Berichte richtig zu lesen und zu nutzen. Es braucht dafür einen uneingeschränkten Zugang zu Wissen. 
7. Haltet euch fit: In einer sich schnell verändernden Umgebung bietet ein Plan Vorbereitung auf nur eine mögliche Zukunft, obwohl es zahlreiche gibt. Gleichzeitig sorgen sie als „Puffer“ für Überraschungen, um bei neuen Marktentwicklungen gewappnet zu sein. 

Ihr wollt mehr über den Weg zu einer diversen Organisation erfahren?

Dieser Artikel wurde auch im Buch „Vielfalt in der öffentlichen Verwaltung – Strategien und Konzepte für ein wirksames Diversity Management in Kommunen, Ländern und Bund“ vertieft besprochen. Selbstverständlich sind wir direkt ansprechbar: Wir sind unter team @ teamjanze.com erreichbar.

Ein ganzer Tag im Zeichen der digitalen Verwaltung – mit vielen interaktiven Workshops, um gemeinsam an Ideen zu arbeiten, Zeit zum diskutieren und sich neue Gedanken einzufangen. Auf der Seite des NEGZ findet ihr weitere Informationen: https://negz.org/