Ein wunderbares Wintererlebnis

Die NEGZ Herbsttagung 2023 wirkt noch nach, und das auf die positivste Weise aller Möglichkeiten. Ein Tag voller Diskussionen, toller Menschen und reichlich Input zur Digitalisierung… und Schnee. Das hat aus der Herbsttagung ein wunderbares Wintererlebnis gemacht. Schnee als das Sahnehäubchen auf einem bereits beeindruckenden Tag – wer hätte das erwartet?

Quasi Digitalisierung on Ice. Die Digitale Transformation der Verwaltung hat viele Gemeinsamkeiten mit winterlicher Atmosphäre von letzter Woche:

💨 Sie ist wie ein frischer Wind, der die starren Strukturen aufbricht – nur so können wir die Abläufe effizienter gestalten.

❄️ Oder die Eiskristalle: Jeder für sich ist einzigartig, genauso wie die verschiedenen Bereiche des öffentlichen Dienstes, und dennoch verfügen sie über eine klare (Netzwerk-)Struktur, die viele (vielleicht unerwartete) Chancen für die Digitale Transformation bietet.

🥶 Und dann der Schnee: Er bedeckt die Landschaft. Vergleichbar mit innovativen Technologien, die alte Prozesse überlagern (im besten Fall). Dann kann plötzlich aus dem Gewohnten etwas Neues und Frisches entstehen, was Faszination auf die Menschen ausübt und ihre Aufmerksamkeit auf sich zieht.

Ermöglichungsjurist:innen vs. Verhinderungsjurist:innen

Das war ein Thema im ersten Workshop bei der NEGZ Herbsttagung. Vielen Dank an Helena für die Moderation der Session zum Thema „Wie sieht eine handlungsfähige Verwaltung der Zukunft aus?“.

Wie haben darüber gesprochen, dass wir in Zukunft unsere Gestaltungs- und Veränderungsenergie besser bündeln sollten – das geht nur gemeinsam mit Jurist:innen, auch wenn an vielen Stellen in der Verwaltung über sie geschimpft wird 🤭 Deswegen mochte ich die Unterscheidung, die Wilfried getroffen hat, so gerne.

Die Learnings für uns sind

1. Wir müssen das Potential erkennen: Ermöglichungsjurist:innen sehen Chancen, wo andere vielleicht nur Paragraphen sehen oder den roten Stift ansetzen, um jede Kreativität im Keim zu ersticken.

2. Wir müssen über Erfolg sprechen: Was ist Erfolg in der Verwaltung überhaupt? Ist es das reibungslose Aktenmanagement oder die Revolution eines bürokratischen Chaos?

3. Wir müssen etwas ändern: Die Frage dabei ist doch „nur“, warum wollen wir überhaupt etwas ändern? Dabei ist das „warum“ so wichtig. Um das „warum müssen wir das tun“ herausfinden zu können, sollten wir auch wissen, wer dieses mysteriöse „wir“ eigentlich ist.

4. Wir müssen UNS ändern: Wir wissen (dank VUCA und BANI – Bani vs. Vuca), dass wir in einer Welt der ständigen Veränderung leben. Das merken wir auch jeden Tag. Warum wollen wir das also (weiter) ignorieren? Manchmal habe ich das Gefühl, dass wir uns umso mehr an das klammern, was wir kennen, wenn sich etwas ändert. Das ist irgendwie menschlich, dennoch: Etwas zu ändern heißt auch, bei sich selbst anzufangen.

5. Wir müssen über „Stellen“ sprechen: Es muss in Stellenbeschreibungen um die Tätigkeiten gehen, nicht um Dinge!

Changewashing

Neben den „Ermöglichungsjurist:innen“ mein neues Lieblingswort – und eines der Themen in dem Workshop von Kerstin bei der NEGZ Herbsttagung. Vielen Dank für die echt tolle Moderation (auch, wenn es alles anders gekommen ist, als du es geplant hast). Aus der Diskussion habe vor allem viel Mut mitgenommen.

Worum ging es genau?

In der Welt des Wandels wird oft über Change gesprochen. Uns ist bewusst, dass Veränderung allgegenwärtig ist.

➡️ Aber wann ist Change eigentlich Change?
➡️ Ist Change Management nur ein Buzzword oder der Schlüssel zur Akzeptanz?
➡️ Was genau ist Change Management?
➡️ Wie kann Change Management erfolgreich sein?
➡️ Wann ist es Akzeptanzmanagement oder Informationsmanagement?
➡️ Wie kommunizieren wir „richtig“ – gibts überhaupt ein „Richtig“?
➡️ Wie können wir alle Menschen mit einbeziehen und müssen es überhaupt „alle“ Personen sein?
➡️ Kann man Change messbar machen?

Am Ende müssen wir uns fragen: Was brauchen wir, um Change zu leben? Die Change Modell von Lippitt & Knoster ist dafür elementar. Wir sollten sie uns immer wieder vor Augen führen: Ist ein Baustein nicht erfüllt, wird die Veränderung nicht akzeptiert und am Ende nicht gelingt. Hier findet ihr mehr Informationen: Agilityportal – Modell von Knoster

Die Learnings für uns sind

1. Ohne Vertrauen wird das alles nichts. Das ist die wichtigste Grundlage.

2. Die Vision ist sehr wichtig. Ihr wisst ja: „Wenn du ein Schiff bauen willst, beginne nicht damit, Holz zusammenzusuchen, Bretter zu schneiden und die Arbeit zu verteilen, sondern erwecke in den Herzen der Menschen die Sehnsucht nach dem grossen und schönen Meer.“ (Antoine de Saint-Exupéry)

3. Es braucht die Klarheit in der Kommunikation.

4. Netzwerken ist wichtig und an vielen Stellen müssen wir unsere Haltung dazu ändern (ha, schon wieder Change Management). Netzwerken ist eben so viel mehr als nur „Kaffeeküche“.

5. Vielleicht braucht es ein Reframing des Begriffs?

Und am Ende ist das alles nur schwer messbar und wird so oft als „weiches Thema“ abgetan.

Ich habe Angst!

Mal ganz ehrlich: wer von euch hat das in den letzten Tagen / Wochen laut ausgesprochen? Nein, nicht nur gedacht oder im Scherz drüber gelacht? Sondern wirklich so gemeint. Wir trauen uns oft nicht, denn Angst wird in Organisationen als Schwäche interpretiert – aber nicht nur da, oft auch im privaten Umfeld. Ganz ehrlich, Ängste vor dem unbekannten Neuen sind total menschlich und vollkommen natürlich.

Deswegen müssen wir (auch) drüber sprechen. Ich glaube, dass wir so auch gute Szenarien für die Zukunft entwickeln können, die Hoffnung, Mut und vor allem Kraft geben. So wie es Andreas Steffen (5STEP) und Max Happel (LEIBNIZ-INSTITUT FUR NEUROBIOLOGIE, MSB Medical School Berlin) bei der Herbsttagung des NEGZ gemacht haben: Der Workshop „Von A wie Angst zu Z wie Zukunft“ hat fünf der insgesamt 20 Szenarien um die Zukunft der Verwaltung beleuchtet. Und ganz ehrlich – wir hätten noch Stunden weiter diskutieren können… wenn nicht die Abendveranstaltung gestartet hätte.

Welche Zukunftsszenarien standen im Fokus?

1. Sinnstiftendes Arbeiten: Die Zufriedenheit der Gesellschaft mit der Arbeit ist hoch. Das Bewusstsein, etwas Sinnvolles für die Gesellschaft zu leisten, macht die Arbeit im Public Sector attraktiv und stärkt das Selbstbild der Mitarbeitenden (Szenario 1.2).

2. Hierarchie: die Strukturen und Hierarchien in der öffentlichen Verwaltung ermöglichen ein angstfreies Arbeiten. Lernen und individuelle Entwicklung sind auf allen Hierarchiebenen möglich (Szenario 2.1).

3. Augenhöhe: Führungskräfte und Beschäftigte arbeiten mit dem Ziel des Lernens und Besserwerdens auf Augenhöhe zusammen. Die Führungskräfte kennen die Stärken und Talente ihrer Mitarbeitenden. „Empowerment“ wird an den passenden Stellen praktiziert (Szenario 3.2).

4. Partizipieren: Partizipation zum Mitgestalten und Mitentwickeln wird auf allen Ebenen als Teil der Verwaltungskultur praktiziert. Veränderungsbereitschaft und Veränderungsfähigkeit werden wertgeschätzt und gefördert (Szenario 4.1).

5. Eigeninitiative: Die Mitarbeitenden kennen ihre persönlichen Ziele und Entwicklungsperspektiven. Beim Identifizieren von konkretem Weiterbildungsbedarf gibt es hohe Eigeninitiative, um sich kontinuierlich zu entwickeln (Szenario 5.5).

Danke für die Veranstaltung

Ihr wollt mehr erfahren und euch mit uns zu den Themen rund um „Digitale Transformation“ und „Change Management“ erfahren? Meldet euch gerne bei uns. Wir sind unter team @ teamjanze.com erreichbar.